お店の入口に置いた紙の名簿。長く使われてきた仕組みですが、忙しい時間帯になると、いくつもの小さな負担が重なります。ここでは、実際に多くのお店で起きていることを整理し、順番待ちシステムに切り替えると何が変わるのかを、良いところも手間のかかるところも含めてお伝えします。
紙の名簿で起きている3つの困りごと
1. 書き間違い・読み間違いが起きる
急いで書かれたお名前は読みにくく、「田中様」を「田口様」と呼んでしまうことがあります。呼ばれた側も気づかず、順番が飛んでしまう。スタッフが悪いわけではなく、紙とペンという仕組みが原因です。
2. お客様が近くで待たないといけない
名前を呼んで伝える方式では、お客様は声の届くところにいる必要があります。夏の暑い日や雨の日、小さなお子様連れのお客様には、これがつらい。結果として「じゃあ今日はやめておこう」と帰られてしまうことがあります。
3. 個人情報が見えたままになっている
名簿は、次に書く方から前の方のお名前が見えます。人数や電話番号まで書いていただいている場合は、なおさらです。個人情報保護法では、お客様の情報を安全に管理することが求められています。紙の運用がただちに違法になるわけではありませんが、営業が終わったあとの保管や処分まで含めて考えると、負担の大きい仕組みです。
QRコードでの受付に変えると、どうなるか
店頭にQRコードを貼り、お客様ご自身のスマホで受付していただく方式です。順番が近づいたら、LINEやメールでお知らせが届きます。
- 名前を聞き取って書く作業がなくなる（お客様が入力するので、読み間違いも起きません）
- お客様は店の前を離れて待てる。車の中や近くのお店で時間をつぶしてもらえます
- お名前や連絡先が他のお客様の目に触れない
- 「今何組待ちか」をお客様自身がスマホで確認できるので、「あとどれくらい？」と聞かれる回数が減ります
「うちのお客様はスマホを使えない」場合はどうするか
ここがいちばん心配される点だと思います。ご年配のお客様が多いお店では、全員がQRコードを読み取れるわけではありません。
解決策はシンプルで、スタッフが代わりに受付する方法を残しておくことです。人数だけお伺いして、スタッフが端末で登録し、番号をお伝えする。紙の名簿と同じ手順ですが、待ちリストは1つにまとまるので、二重に管理する必要がありません。TurnBeeでは、この「手動受付」を標準の機能として用意しています。
店頭に貼るポスターに「スマホをお持ちでない方はスタッフにお声がけください」と書いておくのが大切です。QRコードだけが貼ってあると、「自分は並べない」と思って帰ってしまう方がいるためです。
切り替えるときに必要なもの
- お店側の端末：iPad・スマートフォン・パソコンなど、お手持ちのもので大丈夫です
- 店頭に貼るQRコードのポスター：管理画面から印刷できます
- 費用：システムの利用料。TurnBeeは初期費用0円・月額5,500円（税込）で、30日間は無料でお試しいただけます
いきなり全部を変えなくていい
おすすめは、混雑する曜日だけ試してみることです。うまくいけば広げる、合わなければ紙に戻す。順番待ちの仕組みは、お店ごとの流れに合うかどうかが何より大事なので、実際の営業で試すのがいちばん確実です。
TurnBeeは、登録から30日間を無料でお試しいただけます。お試し期間中はクレジットカードの登録も必要ありません。まずは実際の画面を触ってみてください。