TurnBee（ターンビー）

順番待ちの受付で、お客様の個人情報はどこまで聞くべきか

順番待ちの受付を作るとき、「お名前は必要か」「電話番号まで聞いていいのか」で手が止まる方は多いと思います。結論から言うと、集める項目は少ないほど安全です。順番をお知らせするために本当に必要なものだけにして、それ以外は思い切って外す。これが、お店にとってもお客様にとっても、いちばん負担の小さい形です。

なぜ「聞きすぎ」が起きるのか

多くのお店では、紙の名簿の項目がそのまま引き継がれています。フルネーム、人数、電話番号。もともとは「呼んでも来ない方に電話をかけるため」に始まった欄が、いつのまにか全員必須になっている、という形です。

けれど、呼び出しがお客様のスマホに届く仕組みに変えると、電話をかける場面そのものが減ります。つまり、必要な項目は仕組みによって変わります。受付方法を見直すタイミングは、聞く項目を見直すタイミングでもあります。

個人情報保護法の、大まかな考え方

法律の細かい話は専門家の領域なので、ここでは実務で押さえたい部分だけを、考え方として書きます。お名前や電話番号、メールアドレスのように特定の個人が分かる情報は、個人情報として扱われます。そのうえで、次の3つが基本になるという考え方です。

お店の規模にかかわらず、お客様の情報を扱う以上は対象になるという考え方が一般的です。ご自身のお店で何をどこまで備えるべきかは、個人情報保護委員会が公開している資料や、お付き合いのある専門家にご確認いただくのが確実です。ここでは「たぶん大丈夫」で進めないほうがよいと思います。

順番待ちに、本当に必要な項目はどこまでか

必ず要るもの：人数と、連絡先ひとつ

席の準備に人数、順番を伝えるために連絡先。この2つがあれば、順番待ちは成立します。連絡先はLINE・メール・SMSのどれかひとつで足りるので、全部をお伺いする必要はありません。

あると便利だが、なくても回るもの：お名前

店内で声をかけるときにお名前があると自然ですが、受付番号でのご案内でも十分に回ります。お名前をお伺いする場合も、フルネームではなく名字だけ、あるいは呼ばれたい呼び名で構いません、と添えておくと、お客様の抵抗が下がります。

慎重に考えたいもの：生年月日、住所、性別

順番のお知らせには使いません。あとで販促に使いたいという理由で入れると、目的の説明が難しくなります。集めないと決めてしまうほうが、管理の手間もリスクも減ります。

受付フォームの設定例

TurnBeeでは、受付画面に出す項目を管理画面でON・OFFできます。お店の運用に合わせて、次のように減らせます。

ちなみに、受付は必ずお客様ご自身のスマホからでなくても構いません。スマホをお持ちでない方は、スタッフが人数だけお伺いして代わりに登録し、番号をお伝えする方法も用意しています。この場合、連絡先を残さない受付になります。

店頭での伝え方と、そのあとの管理

LINEでつながったお客様に、あとからクーポンやセールのお知らせを送りたい場合は、注意が必要です。順番のお知らせはお客様が申し込まれた連絡なので問題ありませんが、広告にあたる内容は、あらためて同意を得たうえで送るのが安全な考え方です。友だち追加のご案内に「お得な情報もお送りします」と書いておくと、行き違いが起きにくくなります。

まとめ

聞く項目を減らすことは、お客様への配慮であると同時に、お店を守ることでもあります。持っていない情報は、漏れることも、管理を求められることもありません。まずは今の受付を見て、「これは順番のお知らせに使っているか」を1項目ずつ確かめてみてください。

TurnBeeは、受付項目をお店ごとに選べる順番待ちシステムです。呼び出しはLINE・メール・SMSに届きます（SMSは1通ごとに費用がかかるため、ご希望の店舗さま向けの従量制です）。初期費用0円・月額5,500円（税込）、30日間は無料でお試しいただけます。

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