居酒屋、バー、深夜までやっているラーメン店。日付が変わっても営業しているお店で順番待ちシステムを使うと、「0時を過ぎたら受付番号が1に戻ってしまった」「待っていたお客様が一覧から消えたように見える」という場面に出会うことがあります。先に結論を書きます。これは「受付番号を何時に切り替えるか」の設定が、お店の営業時間と合っていないだけで、閉店後の時刻に合わせれば起きません。この記事では、その設定の考え方と、閉店のときの運用をまとめました。
なぜ、0時で番号が1に戻ると困るのか
多くの順番待ちシステムは、受付番号を「1日ごと」に1から数え直します。問題は、その「1日」の区切りです。カレンダー通りの0時で区切ると、深夜2時まで営業しているお店では、まだ営業中なのに番号が1に戻ります。
- 23時50分に受付した「38番」のお客様と、0時10分に受付した「1番」のお客様が同時に並ぶ。番号の順番と並んだ順番が合わなくなり、案内する人が迷う
- 「1番」と呼ばれたお客様が「自分は38番で待っていたのに、あとから来た人が先？」と感じる
- 営業日ごとの受付数を見返すときに、1晩の営業が2日に分かれて数えられ、どの日が混んだのか分かりにくい
つまり、お店にとっての「1日」は、カレンダーの1日ではなく「開店から閉店まで」です。システムの側にも、それを伝えてあげる必要があります。
「受付番号のリセット時間」を閉店後に置く
TurnBeeでは、管理画面の設定に「受付番号のリセット時間」があります。初期値は00:00ですが、この時刻をお店の営業時間に合わせて動かすだけで、日をまたいでも番号は続きます。
- 深夜2時閉店のお店 → リセット時間を 05:00 などに。0時を過ぎても番号は続き、朝5時を過ぎた受付から1番に戻る
- 朝5時閉店のお店 → 08:00 など、閉店と翌日の開店のあいだの時刻に
- 昼のみ・夕方閉店のお店 → 初期値の00:00のままで問題ありません
決め方の目安は「必ず閉まっている時刻」です。閉店時刻そのものではなく、片付けが終わり、翌日の開店までに余裕がある時刻を選ぶと、ラストオーダー後の受付や、閉店が少し延びた日にも番号がずれません。
この設定で切り替わるのは受付番号だけではありません。受付一覧に表示される「その日の分」も、この時刻で区切られます。深夜2時のお客様は、カレンダー上は翌日でも、お店の「前の日の営業」として扱われます。
もし設定を忘れていたら、待っているお客様はどうなるか
ここが一番心配される点だと思います。リセット時間が00:00のままで0時を過ぎたとき、まだ案内していないお客様が「消えて」しまったら大変です。
TurnBeeでは、リセット時間をまたいでも、前の営業日に受付して案内が済んでいないお客様は、次の営業日の受付一覧の先頭に「前の営業日」の印つきで引き継がれます。一覧の上には「前の営業日から○組が並んだままです」という案内も出ます。番号が新しい日の番号と重なることがあるので、印を見て区別してください。
- 引き継がれた組は、普段どおり「お呼出」「ご案内」ができます。あとから来た新しい日の組より先に案内してください
- お客様のスマホの「いまの順番」の画面にも、引き継がれた分を含めた前の組数が出ます
- 引き継がれるのは直前の営業日の分だけです。2日以上前の受付は一覧に出ないので、閉店時には残った組を取り消しておくのが基本です
この引き継ぎは、設定を忘れたときの安全網です。毎晩これに頼ると、番号の重なりで案内する人が迷いやすくなります。深夜営業のお店は、最初にリセット時間を合わせておくのがいちばん確実です。
閉店のときの運用：3つの手順
1. ラストオーダーの前に「受付終了」にする
受付一覧の上にあるボタンで「受付中」と「受付終了」を切り替えられます。「受付終了」にすると、新しいお客様の受付だけが止まり、すでに並んでいる方はそのまま呼び出し・案内ができます。ラストオーダーの30分前など、「これ以上受けても提供できない」時刻を決めて切り替えると、店頭でお断りする手間が減ります。
2. 残っている組を片付ける
呼んでも来なかった組、帰られた組が一覧に残っていたら、閉店までに取り消しておきます。呼び出し後の自動キャンセルを設定しておくと、呼んでから一定時間で自動的に取り消されるので、この手間が小さくなります。
3. 翌日の開店時に「受付中」に戻す
受付の切り替えは手動です。開店の準備の最後に「受付中」へ戻すのを、開店の手順に入れておいてください。「QRを読んだのに受付できない」というお客様の声の多くは、この戻し忘れです。
まとめ
深夜営業のお店の順番待ちで番号が途中で1に戻るのは、「1日の区切り」をお店の営業時間に合わせていないためです。受付番号のリセット時間を「必ず閉まっている時刻」に置き、ラストオーダー前に受付終了へ切り替え、残った組を片付けて閉める。この3つで、日をまたぐ営業でも順番待ちは落ち着いて回ります。
TurnBeeは、受付番号のリセット時間を店舗ごとに設定でき、設定を忘れても待っているお客様が消えない順番待ちシステムです。初期費用0円・月額5,500円（税込）、30日間は無料でお試しいただけます。